Hiring Abroad – wie ihr als Schweizer Unternehmen Mitarbeitende im Ausland beschäftigen könnt

Die Globalisierung und die Digitalisierung ermöglichen es Unternehmen, Talente weltweit zu rekrutieren. Doch welche rechtlichen und administrativen Hürden müssen Schweizer Unternehmen beachten, wenn sie Personen im Ausland anstellen möchten?

Für die Beschäftigung internationaler Talente, haben Unternehmen verschiedene Optionen:

• EOR als flexible Lösung für eine unkomplizierte Anstellung ohne eigene Niederlassung.
• Freelancer-Modelle als Alternative zur Festanstellung.
• Direkte Anstellung in der Schweiz mit Remote Work unter Berücksichtigung von Steuer- und Sozialversicherungspflichten.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf diese drei Anstellungsmodelle ein, beleuchten die relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen und geben praktische Hinweise, worauf Unternehmen achten sollten.

EOR

Ein "Employer of Record" (EOR) ist eine Organisation, die als offizieller Arbeitgeber für Mitarbeitende fungiert, obwohl diese für ein anderes Unternehmen tätig sind. Dieses Modell wird häufig im internationalen Personalmanagement genutzt, insbesondere wenn Unternehmen Mitarbeitende in Ländern beschäftigen möchten, in denen sie keine eigene rechtliche Präsenz haben. Der EOR übernimmt sämtliche administrativen und rechtlichen Verpflichtungen eines Arbeitgebers, wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Steuerzahlungen, während das Unternehmen die tägliche Arbeit und Leistung des Mitarbeitenden steuert.

Ein EOR ist meist kostengünstiger und ermöglicht einen deutlich schnelleren Arbeitsstart des Mitarbeitenden als die Gründung einer eigenen Auslandsgesellschaft. Zudem können durch die Übertragungen von Arbeitgeberverpflichtungen auf den EOR die Risiken des Unternehmens in Bezug auf Arbeitsrecht, Steuervorschriften, Betriebsstättenrisiko und Compliance minimiert werden.

EOR-Vertragskonstellationen

Bei der Nutzung eines EOR gibt es verschiedene Vertragsmodelle:

• Direkte Anstellung durch den EOR – der EOR stellt die Person offiziell an, während das Unternehmen die operative Steuerung übernimmt.
• Subunternehmer-Modell – der EOR beauftragt eine lokale Firma, die den Mitarbeitenden anstellt und an das Unternehmen "verleiht".
• Hybridmodell – eine Mischung aus interner Steuerung und EOR-Verantwortlichkeiten.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass die vertragliche Gestaltung sowohl den lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften als auch den Unternehmenszielen entspricht.

Gesetze über grenzüberschreitenden Personalverleih

Grenzüberschreitender Personalverleih vom Ausland in die Schweiz ist verboten (Art. 12 Abs. 2 AVG). Ein EOR im Ausland erfüllt grundsätzlich die Kriterien eines Verleihers im Sinne des Arbeitsvermittlungsgesetzes (Art. 26 AVV). Entsprechend bedarf der EOR für den Einsatz von Mitarbeitenden in der Schweiz einer Bewilligung. Werden die Mitarbeitenden hingegen nur am Wohnort im Ausland eingesetzt, unterliegt der Verleih dem ausländischen Recht – welches aber ebenfalls strenge Vorschriften vorsehen kann.

Vorsicht ist insbesondere dort geboten, wo Mitarbeitende, welche vom EOR angestellt wurden, nicht bloss an ihrem Wohnort im Ausland tätig sind, sondern auch in die Schweiz verliehen werden: Dies würde einen indirekten Verleih darstellen, welcher im Rahmen des FZA bzw. des Entsendegesetzes verboten ist.

Ein Verstoss gegen diese Vorschriften kann zu hohen Bussgeldern und rechtlichen Konsequenzen führen.

Unternehmen, die eine EOR-Lösung nutzen, müssen also sicherstellen, dass:

• die lokale Gesetzgebung des Beschäftigungslandes eingehalten wird;
• Vorschriften zur Sozialversicherungspflicht und Steuerpflicht berücksichtigt werden;
• und ein bewilligter Personalverleiher eingeschaltet wird, falls dies gesetzlich erforderlich ist.

Freelancer aus dem Ausland im Auftragsverhältnis

Statt einer Anstellung können Unternehmen auch mit Freelancern im Ausland auf Basis eines Dienstleistungsvertrags zusammenarbeiten. Ein Freelancer auf Auftragsbasis gilt grundsätzlich nicht als Arbeitnehmer, sondern er handelt als eigenständiger Unternehmer. Das bedeutet, dass arbeitsrechtliche Vorschriften (wie bspw. Arbeitszeit) für Freelancer nicht gelten. Für die Zusammenarbeit mit Freelancern sind weiter folgende Punkte zu beachten:

• Klare vertragliche Regelung: Der Vertrag sollte Leistungen des Freelancers, Vergütung, Kündigungsmodalitäten, geistige Eigentumsrechte, Vertraulichkeitsklauseln und andere relevanten Aspekte genau festlegen.
• Steuerliche Aspekte: Unternehmen müssen prüfen, ob der Einsatz des Freelancers für sie Steuerpflichten in dessen Wohnsitzland begründet bzw. ob Doppelbesteuerungsabkommen bestehen.
• Scheinselbstständigkeit vermeiden: Vom Grundsatz, dass ein Freelancer auf Auftragsbasis nicht als Arbeitnehmer gilt, besteht dann eine Ausnahme, wenn der Freelancer zu stark in die Unternehmensprozesse integriert ist (z. B. keine eigene Infrastruktur, nur ein einziger Auftraggeber, starke Weisungsgebundenheit oder wirtschaftliche Abhängigkeit). In solchen Konstellationen besteht das Risiko, dass er sozialversicherungsrechtlich oder arbeitsrechtlich als Arbeitnehmer qualifiziert wird. Es lohnt sich deshalb, auf diese Kriterien zu achten, eine klare vertragliche Regelung zu treffen und insbesondere zu verabreden, dass der Freelancer seine Sozialversicherungen selbständig regelt.

Remote work aus dem Ausland

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Person in der Schweiz anzustellen, die von einem anderen Land aus arbeitet. Dabei sind insbesondere folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• Sozialversicherungspflichten: Je nach Land kann eine Pflicht zur Sozialversicherung im Wohnsitzstaat bestehen und dementsprechend variieren auch die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge. Bei Tätigkeiten innerhalb des EU-/EFTA-Raums bleibt die Person grundsätzlich in der Schweiz sozialversichert – erforderlich ist jedoch die Einholung einer A1-Bescheinigung (Nachweis der Sozialversicherungspflicht in der Schweiz).
• Steuerliche Implikationen: Doppelbesteuerungsabkommen sollten geprüft werden, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
• Arbeitsrechtliche Bestimmungen: Lokale Arbeitsgesetze (z. B. Mindestlohn, Kündigungsfristen) müssen beachtet werden. Einen Lohn auf lokalem (ausländischem) Niveau zu bezahlen, ist aber grundsätzlich erlaubt – solange er im Einklang mit den dortigen Mindeststandards steht.
• Betriebsstättenrisiko: Durch die regelmässige Tätigkeit vom Mitarbeitenden im Ausland kann es sein, dass für das Unternehmen eine feste Geschäftseinrichtung (Betriebsstätte) begründet wird.

Das Schweizer Unternehmen übernimmt die Abwicklung der Sozialversicherungsbeiträge und gegebenenfalls der Einkommenssteuern für im Ausland remote arbeitende Mitarbeitende in der Regel über eine Schattenlohnbuchhaltung.

Fazit

Ob EOR, Freelancer oder Remote Work – die Wahl hängt von euren geschäftlichen Zielen, den rechtlichen Rahmenbedingungen und euren individuellen Bedürfnissen ab. Wer die Optionen sorgfältig prüft, kann rechtssicher international rekrutieren. Auf Anfrage stellen wir euch gerne via E-Mail eine Liste empfehlenswerter Anbieter zur Unterstützung beim Hiring Abroad zur Verfügung. Ebenfalls via E-Mail senden wir euch gerne den ausführlichen Beitrag «Spezialisten aus dem Ausland bei Fachkräftemangel» in der WEKA von Dagmar Richardson, Inhaberin der International HR Services AG – einem solchen empfehlenswerten Anbieter.

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